オフィス移転は何か月前から準備する？失敗しないためのスケジュールを解説
オフィス移転は、物件が決まればすぐに引っ越しができるわけではありません。
新しいオフィスのレイアウト検討や家具の選定、LAN配線や電気工事、引越し業者の手配など、さまざまな準備が必要です。
「何から始めればいいかわからない」「いつ家具を注文すれば間に合うの？」というご相談も少なくありません。
この記事では、オフィス移転をスムーズに進めるための一般的なスケジュールをご紹介します。
オフィス移転は6か月前からの準備がおすすめ
オフィスの規模にもよりますが、一般的には移転予定日の約6か月前から準備を始めることをおすすめします。
特に、
- レイアウトを変更したい
- 家具を新しくしたい
- パーテーションを設置したい
- LAN配線や電気工事を予定している
といった場合は、余裕を持ったスケジュールが大切です。
人気の家具や工事内容によっては納期がかかることもあるため、早めの計画が安心です。また、年度末など移転が増える時期はより一層早めのご相談がおすすめです。官公庁などでは年度替わりに合わせた納品が多いため、秋頃からご相談いただくケースもあります。
もし現在予定されている移転が既に6か月未満の場合はお問い合わせフォームなどかお早めにご相談ください。スムーズなご移転に向け、できる限りのご対応をさせて頂きます！
オフィス移転までのスケジュール
【6か月前】現状確認と計画づくり
まずは現在のオフィスを見直します。
- 今の家具はそのまま使えるか
- 不要な家具はないか
- 社員数は増減する予定か
- 予算はどれくらいか
この段階で方向性を決めておくと、その後の打ち合わせがスムーズになります。
【5か月前】レイアウトを検討する
新しいオフィスでは、
- 執務スペース
- 会議室
- 応接室
- 収納
- 動線
などを考えながらレイアウトを決めていきます。
レイアウトによって必要な家具のサイズや数量も変わるため、この工程はとても重要です。
弊社でも「レイアウトが決まっていなかったため、家具の納期が間に合わなくなりそうだった」というご相談を頂いたことがあります。レイアウトを早めに決めておくことで、配置できる家具の幅も広がります。
【4か月前】家具・工事の打ち合わせ
レイアウトが固まってきたら、
- デスク
- チェア
- 書庫
- ロッカー
- パーテーション
- サイン工事
- LAN配線
- 電気工事
などを具体的に検討します。
この時期に見積もりを取り、正式な発注となることが多くなっています。複数のメーカーの見積もりを比較・検討して頂くことも可能ですのでお気軽にご相談ください。
【3か月前】各種手配
家具や工事の発注を済ませ、
- 引越し会社
- 電話回線
- インターネット
- 各種届出
などの準備を進めます。
【1か月前】最終確認
移転日が近づいたら、
- 荷造り
- 社内への周知
- 搬入経路の確認
- 家具の納品日確認
など、最終チェックを行います。
特に病院などでは診療への影響を抑えるため、休診日や夜間に搬入・設置を行うこともあります。大がかりな移転であれば夏季・年末年始など長期休暇中の作業となることも。できるだけご要望に沿えるようにご対応させて頂きますので、ぜひ早めにご相談ください！
オフィス移転でよくある失敗
レイアウトを後回しにしてしまう
家具を先に決めてしまうと、「通路が狭い」「収納が足りない」といった問題が起こることがあります。
まずはレイアウトを決めることが大切です。
納期を考えずに家具を選ぶ
メーカーや商品によっては納期が数週間から数か月かかる場合があります。
「気に入った家具が移転日に間に合わない」というケースもあるため、早めのご検討がおすすめです。
搬入経路を確認していない
エレベーターや廊下、搬入口のサイズによっては、大型家具が搬入できないこともあります。養生が必要なビルであれば別途養生費がかかることもあります。
事前に搬入経路を確認しておくことで、当日のトラブルを防ぎやすくなります。
上記搬入経路確認や事前のビル管理会社様との調整事も、弊社にお任せいただければご対応させていただきます。
よくある質問
Q:家具は今使っているものをそのまま使えますか？
A:状態やサイズによりますが、既存の家具を活用しながら必要エリアだけ新しくするケースも多くあります。
Q:レイアウトも相談できますか？
A:もちろん、ご相談頂けます。移転だけでなく現在の事務所内でのレイアウトの変更も可能です。急なご要望にもできる限りのご対応させていただきます。
Q:概算の見積・参考見積だけでも出してもらえますか？
A:内容をヒアリングさせていただき、ご要望に合う概算見積のご提示が可能です。 基本的には見積費用は発生しませんので、まずは一度ご相談ください。
最後に
上記はあくまで一例ですが、オフィス移転は、単に家具を運ぶだけではありません。レイアウトや工事、家具の選定を計画的に進めることで、移転後も働きやすいオフィスづくりにつながります。
移転をご検討の際は、家具だけでなく、レイアウトや工事も含めて早めに相談することが、スムーズな移転への第一歩です。
ドテヤマビジネスでは、オフィス家具の選定だけでなく、レイアウト提案、間仕切り工事、LAN配線工事、引越しまで、オフィス移転をトータルでサポートしています。兵庫県を中心に移転をご検討の際は、お気軽にご相談ください。
