オープンスペースでのプライバシー確保！ 効率的な働き方へのステップ

ドテヤマビジネスの家田です。昨今注目されるオープンスペースのオフィス。しかし、そこにはプライバシーの保全が課題となっています。電話対応や重要な打ち合わせの際にはどうプライバシーを確保し、効率的に業務を進めていくべきか、その具体的な手段をご紹介します。

職場のレイアウト工夫

オープンスペースで働く際の大前提となるのが、オフィスのレイアウト。デスク配置や間仕切りなどを工夫することで、視線やノイズを遮断し、プライバシーを確保します。デスクは半円形に配置することで互いの視線を遮断したり、低いブックシェルフやプラントを間に置くことで自然な視線の遮断を図るなどの方法があります。
また、電話ボックスのような個室スペースを設けることで、電話対応や小規模打ち合わせが可能になります。これらのスペースには適度な遮音効果があり、外部の雑音を遮断することができます。同時に個人が集中できる独立した空間となり、重要な業務時に活用することが期待されます。

必要なツールを活用

プライバシーを確保するための具体的なツールもあります。特にヘッドホンは仕事のパートナーとも言えます。ノイズキャンセリング機能がついたものを選べば、外部の騒音を遮断するだけでなく、自分からの音の漏洩も抑えることができます。
また、オンラインミーティングツールも活用すれば、場所を問わず必要な会議を行うことが可能です。ZoomやTeamsといったツールでは、ビデオ会議だけでなく、画面共有やチャット機能もあり、対面での会議と変わらない充実したコミュニケーションが期待できます。

個人の意識改革

個々の意識改革は必須です。大声で話す、不要な話を延々と続けるなど、周囲への配慮を怠る行動は避けるべきです。集中力を維持するためには個々のマナーが求められます。
一方で、集中力を上げるためにはホワイトノイズや自然音などの環境音を活用するなど、自分自身の環境を制御する手段もとられます。音楽ストリーミングサービスでは、仕事に集中するためのプレイリストも提供されています。

フレックスタイムの導入

仕事の時間を自由に設定するフレックスタイムの導入はオープンスペースでの悩みを軽減する一助になります。社員が出勤・退勤時間を自由に設定し、各自が最も集中力を発揮できる時間帯に仕事をすることで、オフィスが混雑する時間帯を回避し、静かな環境で集中して作業を進めることが可能となります。

社内ルールの策定

最後に、社内で共通の理解とルールを持つことが大切です。オープンスペースでは、ノイズや視線の問題、業務の優先度等、全員が同じ考えや理解を持つことが重要です。そのために、全員で話し合い、ルールを明文化することで、誤解やトラブルを防ぎ、スムーズな仕事の進行が可能となります。

オープンスペースのオフィスが主流となってきている現代において、プライバシーを確保しつつ効率的に仕事を行うためには、環境改善、必要なツールの活用、個々の意識改革、働き方の見直し、社内ルールの策定といった5つのステップが必要です。これらを実践することで、より快適なオープンスペースでの働き方を目指しましょう！