フリーアドレスの目的と導入のコツとは？ 導入後の課題解決策も解説

人々の暮らしや働き方が多様化するなか、企業における働き方改革を進めるうえで重要な取組みの一つとしてオフィス改革が挙げられます。オフィス改革の一環として有効といわれる方法の一つが、フリーアドレスの導入です。

フリーアドレスとは、従業員が自席を持たず、自由な席で業務を行うワークスタイルのことです。一般的に、社内コミュニケーションの活性化や、場所にとらわれない働き方の推進を目的として導入されます。

フリーアドレスの導入によって、部署を超えた社内コミュニケーションの促進のほか、オフィススペースを効率的に活用することが可能になります。また、オフィス内に余裕ができるため、会議スペースやWeb会議ブースなど、これまでになかったスペースを設けることも可能です。

さらに、業務内容や目的に合わせて、従業員が社内外の就業場所を選択できるABW（Activity Based Working：アクティビティ・ベースド・ワーキング）の実現にもつながります。

さまざまなメリットが期待できるフリーアドレスですが、導入時に懸念される課題もあります。

本記事では、社内にフリーアドレスを導入する際のコツや起こりうる課題、その解決策を解説します。

フリーアドレスを導入する際のコツ

フリーアドレスを導入する目的は企業によって異なりますが、「導入を成功させたい」という考えは共通しているのではないでしょうか。ここでは、フリーアドレスを導入する際のコツを3つ紹介します。

①フリーアドレスに向いているのかを判断する

まずは、自社がフリーアドレスに適しているのかを考える必要があります。

たとえば、日中の外出が多い営業職や、ミーティングが多い企画職は、自席を離れて業務を行うことも少なくありません。

これらの職種が多い企業で、離席率の高い席を減らすことで、空いたスペースを有効活用できるようになります。

また、ノートパソコンやタブレットで業務を行える職種は、自席以外でも業務を推敲できるため、フリーアドレスに適しているといえます。

②目的を明確化する

次に、フリーアドレスを導入する目的を明確にします。

目的がはっきりしていないままフリーアドレスを導入した場合、従業員が「自席がなくなって業務に支障がでるのではないか」「ほかの従業員の座席位置が把握できなくなる」などと不安を抱えてしまうかもしれません。

フリーアドレスを導入する目的には、以下が挙げられます。

▼フリーアドレスを導入する目的の例

• 社内コミュニケーションの促進を図るため
• 自分で席を選ぶことで、業務効率を積極的に考える環境をつくるため
• オフィススペースを有効に活用するため

目的を明確にしたあと、社内で共有して、従業員の理解を得ることが重要です。

③オフィス環境の整備を行う

最後に、必要な備品や設備を用意しておくことも欠かせません。

フリーアドレスの場合、従業員はノートパソコンやタブレットを持って席を移動します。

そのため、現在デスクトップパソコンを使用している場合は、持ち運びできるデバイスを用意する必要があります。また、Wi-Fiや無線LANなどの通信環境を整えることも重要です。

さらに、チームで進める業務や個別で進める業務など、業務に合わせて利用できるデスクやパーティションの整備も求められます。

フリーアドレスの課題と解決策

フリーアドレスには、導入によるメリットだけではなく、さまざまな課題もあります。ここでは、社内に導入する際の課題と解決策を紹介します。

①誰がどこにいるのかを把握しづらい

1つ目の課題は、誰がどこにいるのかを把握しづらいことです。

席が決まっていないため、直接話したい従業員を見つけるまでに時間がかかることがあります。

▼解決策

• スプレッドシート上で座席表を作成して、社内で活用する
• 座席管理システムを活用する

このうち、座席管理システムのなかには、座席の予約や従業員の座席位置の確認を行えるだけでなく、勤怠の可視化や会議室の予約を行えるシステムもあります。

②席が固定化されやすい

2つ目の課題は、席が固定化されやすいことです。

自由に席を選べることは、フリーアドレスのメリットです。一方で、毎日席を選ぶことを面倒に感じたり、「いつも同じ席に座りたい」と感じたりする従業員もいると考えられます。

また、上司が毎日決まった席に座る場合、部下である従業員が「自分も席を固定したほうがよい」と考えて、結果的に席が固定化する可能性もあります。

▼解決策

• 席の種類やレイアウトを工夫する
• 席が固定化しないように運用ルールを決める

デスクの大きさや仕様の異なる席を用意することで、従業員がその日の気分や業務内容に合わせて席を決めやすくなります。

たとえば、チームで話し合いながら進める業務を行う際は島型のデスク、個人で黙々と業務を進めたい際や、Web会議を行う際はブース席、といった使い分けが可能です。

さらに、席が固定化されるのを防ぐには、社内でフリーアドレスの運用ルールを明確にして、社内に周知することが大切です。

▼フリーアドレスの運用ルール例

• 週に一度はくじ引きで席を決める
• 課やグループごとに定期的に席替えする
• 週ごとに着席するエリアを変える　など

③個人の所有物や社内の書類を管理しづらい

3つ目の課題は、個人の所有物や社内の書類を管理しづらいことです。

たとえば、固定席の場合、所有物や書類を自席で管理できます。しかし、フリーアドレスの場合、座席に収納スペースがないため、これらを管理することが難しくなります。

特に、個人情報が記載されている書類や、機密情報が記載された書類の管理は、セキュリティ面でも不安が残ります。

▼解決策

• 鍵付きの個人用ロッカーを設置する
• 書類の収納場所を確保する

鍵付きの個人用ロッカー、または社内の書類を収納できる棚などを設置することで、個人のプライバシーや機密情報を守りつつ、収納場所の課題を解決へ導きます。

まとめ

この記事では、フリーアドレスの導入について、以下の項目を解説しました。

• フリーアドレスを導入する際のコツ
• フリーアドレスの課題と解決策

社内でフリーアドレスを導入する際、「誰がどこにいるのかを把握しづらい」「所有物や書類を管理しづらい」などの課題が生まれることがあります。

これらは、座席管理システムの導入や、オフィス家具の活用によって解決することが可能です。

『ドテヤマビジネス』では、オフィスのレイアウトの設計やオフィス家具の選定などを行っています。当社で取扱っている“WORK CARRIER”  や “Aption Free”は、
多彩なテーブル、収納、パネルなどをはじめ、オフィス家具から構成されるオフィスシステムです。フリーアドレスの導入に向けて、活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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